

CO?
Według przepisów „transfer - to umowa pomiędzy klubem odstępującym, a klubem pozyskującym, na podstawie której zawodnik będący zawodnikiem klubu odstępującego, zmienia przynależność do klubu pozyskującego”. Ogłoszone w blasku fleszy przejście zawodnika do nowej drużyny, tak naprawdę dopiero rozpoczyna zaś całą ścieżkę rejestracji, której zwieńczeniem jest nadanie graczowi uprawnienia do występów w Ekstraklasie.
Standardowa umowa transferowa zawiera kilkanaście punktów, w tym między innymi: dane klubów, dane zawodnika, rodzaj transferu (definitywny, czasowy), odpłatność, czy warunki finansowe. Jednym z jej "żelaznych" zapisów jest jednak również akceptacja klubów dla faktu, że potwierdzenia piłkarza do gry można dokonać tylko w okienkach transferowych.
Wypożyczenie, nazywane fachowo "transferem czasowym" może być z kolei zawarte maksymalnie do końca kontraktu gracza. Po jego zakończeniu gracz automatycznie wraca do zespołu z którego był wypożyczony lub w przypadku wygaśnięcia kontraktu z poprzednią drużyną, staje się wolnym zawodnikiem. Również dla tego rodzaju transferów obowiązują te same widełki czasowe dotyczące okienek.
"Transfer" formalnie nie dotyczy z kolei wolnych zawodników, czyli takich bez zawartego kontraktu z żadnym klubem w momencie przejścia do nowego zespołu. Także ich trzeba jednak poddać procedurze potwierdzania i uprawniania.

KTO?
Wytransferowany może zostać w praktyce każdy zawodnik. W przypadku LOTTO Ekstraklasy nie obowiązują obostrzenia dotyczące nacji. Oznacza to, że klub może zgłosić do rozgrywek zawodników z różnych krajów w dowolnej liczbie, w tym także spoza Unii Europejskiej. Muszą oni jednak przedstawić dokumenty potwierdzające ich pobyt.
Wymogiem jest jednak, by na 25-osobowej liście A znalazło się pięciu graczy wyszkolonych w macierzystej federacji (w tym przypadku w zespołach podlegających PZPN) oraz trzech zawodników wyszkolonych w zgłaszającym klubie. Lista B nie ma natomiast ograniczeń liczbowych. Mogą tam figurować jednak tylko piłkarze urodzeni 1 stycznia 1997 i młodsi, którzy posiadają obywatelstwo polskie lub byli szkoleni w klubie. Pięć miejsc można jednak przeznaczyć dla zawodników z tego przedziału wiekowego, ale nie spełniających obu ostatnich warunków. Z tego zapisu skorzystał choćby Chorwat Sandro Kulenović z Legii Warszawa, urodzony w 1999 roku. Zawodnik przed ukończeniem 18. roku życia musi mieć jednak pozwolenie od prawnych opiekunów na zmianę przynależności.
Każdy z nowo potwierdzanych graczy może być zarejestrowany przez maksymalnie trzy kluby między 1 lipca, a 30 czerwca kolejnego roku. W takim okresie zawodnik może jednak wystąpić w oficjalnych meczach tylko w dwóch z nich. Wyjątek stanowią ligi występujące w systemie wiosna-jesień, których rozgrywki zaczynające się w najbliższych tygodniach są już zaliczane do sezonu 2019/2020.

KIEDY?
Zimowe okienko transferowe w Ekstraklasie potrwa od 1 do 28 lutego 2019 roku. Oznacza to, że godzina 23:59 w ostatnim dniu jego obowiązywania jest granicznym terminem uprawniania nowych piłkarzy. Wszystkie dokumenty wysłane po tej dacie będą skutkowały brakiem uprawnienia dla gracza pozyskanego z innego klubu aż do 1 lipca 2019 roku.
W tym samym dniu co Polacy bramy dla nowych zawodników otwierają także Bułgarzy oraz Armeńczycy. Identycznie też je zamkną. Spora grupa krajów, na czele z Niemcami, Francją, Włochami, Hiszpanią, Anglią, Holandią, Turcją i Belgią uczyniła to już 31 stycznia. Nasi południowi sąsiedzi, Słowacy wyznaczyli końcową datę na 21 lutego, a Czesi i Rosjanie dzień później. Dwudziestego piątego lutego skończy się zaś ten okres w Rumuniii. Spośród wszystkich lig europejskich grających systemem jesień - wiosna, tylko ukraińska Premier Liha zamyka zimowe okienko później niż LOTTO Ekstraklasa.
Data końcowa zimowego okienka transferowego została określona przepisami- uchwałą nr VIII/124 z dnia 14 lipca 2015 roku Zarządu Polskiego Związku Piłki Nożnej w sprawie statusu zawodników oraz zmian przynależności klubowej. Nie jest jednak tak ścisła, jak w przypadku letniego okna, które kończy się standardowo 31 sierpnia. Regulamin mówi bowiem o "ostatnim dniu lutego". Miesiąc ten zaś, co cztery lata liczy 29 dni. Co więcej koniec musi przypadać na dzień powszedni (poniedziałek-piątek). Toteż w 2020 roku - o ile nie zmienią się przepisy - koniec zimowego okienka transferowego nastąpi dopiero 2 marca, ponieważ jest to rok przestępny, a 29 lutego wypada w sobotę.
Umowa transferowa między dwoma klubami może zostać zawarta w dowolnym dniu roku. Luty jest to jeden z dwóch okresów (obok 1 lipca - 31 sierpnia) wyznaczonych przez Departament Rozgrywek Krajowych Polskiego Związku Piłki Nożnej których może nastąpić uprawnienie zawodnika do rozgrywek w nowym klubie. W przypadku transferów wychodzących liczy się natomiast okno transferowe obowiązujące w kraju w którym wystepuje klub pozyskujący. W obrębie Polski zawodnicy po 28 lutego będą mogli się już przenosić do klubów z III i niższych lig. Tam bowiem okienko transferowe trwa do pierwszego meczu wiosennego.
Odstępstwem od tych zasad jest zaś znów „wolny zawodnik”. Szeregi nowego klubu piłkarze z takim statusem mogą zasilić nawet do 31 marca 2019 roku. Podobnie rzecz wygląda z graczami, którzy rozwiążą kontrakty w trakcie trwania sezonu. Chyba, że nastąpi to z winy klubu - wtedy będą mogli zostać zarejestrowani nawet po tej dacie. Ograniczenie czasowe nie występuje też. jeśli stwierdzono nieważność kontraktu z poprzednią drużyną, jeśli klub wycofał się z rozgrywek lub gdy dwóch bramkarzy - co jest poświadczone przez lekarza - doznało przewlekłych kontuzji. Można też uprawnić nowego zawodnika już po 28 lutego, jeśli PZPN wystąpił o jego certyfikat (ITC) do poprzedniej federacji przed końcem okna transferowego, ale z powodu zwłoki drugiej strony dokument ten nie przyszedł na czas
GDZIE?
W lipcu 2018 roku wypadała trzecia rocznica odkąd proces potwierdzania i uprawniania zaczął odbywać się już w całości za pośrednictwem Extranetu PZPN. To wewnętrzna sieć łącząca kluby, Wojewódzkie Związki Piłki Nożnej oraz Departament Logistyki Rozgrywek Ekstraklasy S.A.. Pozwolił on na zachowanie dawnej procedury rejestracji, ale z wyeliminowaniem stosów dokumentów oraz osobistych wizyt przedstawicieli klubów. Dziś to już tylko kwestia kilku kliknięć.
Potwierdzenie zawodnika do klubu przez właściwy Związek Piłki Nożnej oznacza, iż wszelkie informacje z zakresu zmiany przynależności i statusu zawodnika zawarte w systemie Extranet są prawdziwe, zainteresowany klub uiścił wszelkie stosowne opłaty na rzecz Związku Piłki Nożnej, a zawodnicy zostali prawidłowo wyrejestrowani z odpowiedniego związku piłki nożnej i prawidłowo potwierdzeni do gry w nowym klubie. Ostateczna decyzja o uprawnieniu leży natomiast w gestii Ekstraklasy S.A..
W JAKI SPOSÓB?
W rozgrywkach LOTTO Ekstraklasy może wystąpić jedynie zawodnik z podpisanym kontraktem lub deklaracją gry amatora w swoim aktualnym klubie. Umowa zawodnika profesjonalnego jest zawierana na czas nie krótszy niż do zakończenia sezonu rozgrywkowego i nie dłuższy niż pięć lat. Zatem w przypadku piłkarzy rejestrowanych w najbliższym okienku widełki czasowe kontraktów wahają się od 30 czerwca 2019 do lutego 2024 roku. Jeden z trzech kontraktów podpisywanych w momencie zawarcia umowy zostaje przekazany do siedziby Ekstraklasy S.A. Jest starannie opakowany w kopertę, na której widnieją dane zawodnika oraz klubu i potwierdzenie autentyczności danych. Otwarcia dokonuje się jednak tylko w przypadku sporów na linii gracz - klub.
Pakiet dokumentów przesyłany przez klub rejestrujący poza umową transferową między dwoma zespołami oraz kontraktem gracza musi zawierać też jego oświadczenie antykorupcyjne i potwierdzenie wniesienia opłaty do PZPN. Poprzedni klub ma trzy dni na wydanie oświadczenia o wygaśnieciu kontraktu. W przypadku braku pojawienia się go w tym czasie, decyzję o wygaśnięciu podejmuje federacja na podstawie innych posiadanych dokumentów. Uprawnienie musi nastąpić nie później niż 10 dni od daty otrzymania wystąpienia z poprzedniego klubu. W przypadku transferu z klubu zagranicznego potrzebny jest także certyfikat zwany ITC. Drużyna LOTTO Ekstraklasy musi o niego wystąpić za pośrednictwem PZPN. W przypadku jego braku zawodnika można warunkowo potwierdzić (czyli usankcjonować zmianę przynależności klubowej), ale nie uprawnić.

Czasem rejestrowanie obcokrajowca bywa bardziej skomplikowane niż rodzimego zawodnika. Problematyczny jest tu wymagany certyfikat. Dokument taki powinien przesłać krajowy związek piłki nożnej, nadzorujący poprzednie rozgrywki w których uczestniczył zawodnik. W przypadku niektórych federacji normą bywają jednak kilkudniowe, a nawet kilkutygodniowe opóźnienia w tym elemencie. Doświadczył tego zupełnie niedawno obecny piłkarz Lechii Gdańsk - Flavio Paixao. Po opuszczeniu irańskiego Traktoru Sazi Tebriz na rzecz Śląska Wrocław, czekał pół roku, zanim mógł zagrać w Ekstraklasie. W przypadku graczy wyjeżdżających z polskiej ligi certyfikaty do ich zagranicznych klubów przesyła PZPN.
Przy potwierdzaniu i uprawnianiu "wolnego gracza" w pliku dokumentów brakuje tylko umowy transferowej między dwoma klubami oraz oświadczenia o wygaśnięciu kontraktu.